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BPOのメリット・デメリットとは？委託先選定のポイントを解説
企業が人材不足を補ったり、業務を効率化したりする手段はいくつかありますが、近年ではBPOを導入する企業が増えてきています。BPOとは業務プロセスを外部に委託することで、アウトソーシングやシェアードサービスとは異なった形態の委託方法です。
ここでは、BPOの概要とアウトソーシングやシェアードサービスとの違いを紹介するほか、BPOのメリット・デメリット、委託先選定のポイントも解説します。
主にノンコア業務を外部委託するBPO
BPOとはBusiness Process Outsourcingの略で、業務プロセスの一部を外部委託することです。
企業の業務は、自社の利益に直結するコア業務と、コア業務をサポートするノンコア業務に大きく分けることができ、BPOでは主にノンコア業務を外部委託することが一般的です。
具体的には、人事や経理、営業、情報システム、コールセンターなどが挙げられます。BPOはこれらの部署や部門の業務設計から実行まで、一括して外部に委託する方法です。
BPOとアウトソーシングの違い
BPOはアウトソーシングの形態のひとつですが、通常のアウトソーシングとは業務の範囲が異なります。
例えば、通常のアウトソーシングで経理業務を委託する場合、経理業務のうち給与計算や税務処理など一部の業務だけを切り分けて委託します。BPOの場合は一部の業務だけでなく、経理部門の業務の課題を洗い出して改善案を検討し、それを実行するなど、経理部門そのものを外部に委託します。
BPOとシェアードサービスの違い
シェアードサービスとは、グループ企業の中で共通している業務を、1つのグループ内企業に依頼する業務形態です。また、企業の部署ごとに存在する業務を1ヵ所に集約することもシェアードサービスといいます。シェアードサービスは外部企業に委託するわけではないため、アウトソーシングとは異なります。
人事や経理などのノンコア業務を切り分けるのはBPOと同じですが、グループ内企業に集約するか、外部企業に委託するかの違いがあります。シェアードサービスは、グループ内企業の1つに部署を集約する場合もあれば、集約する部署の業務を行う子会社を設立する場合もあります。
BPOのメリット
業務プロセスの一部を一括して外部委託することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、BPOのメリットについて解説します。
コア業務にリソースを集中できる
BPOのメリットとして、コア業務にリソースを集中できるということが挙げられます。
主にノンコア業務を外部企業に委託することで、利益に直結するコア業務にリソースを集中させることができ、生産性の向上や売上アップにもつなげられるでしょう。
また、コア業務にリソースを集中させることで、サービスや製品のクオリティアップにもつながります。BPOでノンコア業務の負担を減らし、コア業務にリソースを集中できるのは大きなメリットです。
人件費などのコストを削減できる
人件費などのコストを削減できるということも、BPOのメリットです。
BPOでは、部署や部門の業務を一括して外部に委託するため、その部署や部門を継続させるために必要だったコストが不要になります。もちろん、BPOで委託する費用は必要になりますが、想定外の業務が発生したときの人的コストなどは不要になるため、自社内で業務を行うよりもコストを削減させることが可能になります。
BPOのデメリット
BPOにはコア業務に集中できるなどのメリットがありますが、デメリットも理解した上でBPOを行う必要があるでしょう。BPOのデメリットについて解説します。
機密情報が流出する可能性がある
BPOで最も注意しておきたいのは、機密情報が外部に流出する可能性もあるということです。
BPOに限らずアウトソーシングでは、機密情報の漏洩はデメリットのひとつだといえます。特にBPOでは、業務の一部だけでなく、部署や部門の業務そのものを委託するため、取引先の顧客情報や社員の個人情報など、通常のアウトソーシングよりも社内情報を多く開示することになります。
委託する企業のセキュリティ体制に問題はないかどうか、委託前に確認する必要があるでしょう。
社内にノウハウが蓄積されずインハウス化が難しい
社内にノウハウが蓄積されないということも、BPOのデメリットだといえます。
BPOは部署や部門ごと外部に委託するため、コア業務に人的リソースを集中させられるのがメリットですが、反対にその部署や部門のノウハウは自社内に蓄積されません。そのため、BPOで外部に委託していた部署や部門を再度インハウス化しようとした場合、ほぼ一から構築することになってしまいます。
BPOの委託先を選定するポイント
リスクをできるだけ抑えて外部に委託する場合、どのようなことに注意すればいいのでしょうか。ここでは、委託先を選定する際のポイントをご紹介しましょう。
セキュリティがしっかりしているか
BPOの委託先を探す際に最も注意したいポイントは、委託先のセキュリティがしっかりしているかという点です。BPOのデメリットとして考えられる情報漏洩を防ぐために、情報を適切に扱うことができる企業かどうかを見極める必要があります。
セキュリティ体制の判断材料のひとつは、BPOの実績です。大手企業のBPOなど多数の実績があれば、ある程度は信頼できる企業だと考えてもいいでしょう。
また、プライバシーマークを取得しているかどうかという点でも判断できます。プライバシーマークは、個人情報を適切に取り扱う体制を整えている企業に付与されるものです。プライバシーマークを取得していれば、個人情報の保護に関する法律に則った適切な体制が整っており、社会的な信用も得られていると判断できます。
委託する業務を専門に行っている企業か
委託する業務に対して専門性のある企業かどうかという点も、BPOの委託先を選ぶ際のポイントです。委託する業務を専門的に行っている企業であれば、改善提案なども期待できます。
例えば、コールセンター部門をBPOで委託するのであればコールセンター業務を専門的に行っている企業に、情報システム部門を委託するのであれば情報システムに知見のある企業に依頼しましょう。
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BPOを成功させるカギは、最適な委託先を見つけられるかどうかにかかっています。特に、セキュリティがしっかりしている企業であるということは大前提だといえるでしょう。
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